Ne glede na to v katerem podjetju delate in kakšno funkcijo imate, nas velika večina želi biti bolj produktivna in opraviti pomembne naloge v krajšem času. A to je lažje reči kot storiti, saj ljudje hitro izgubimo fokus ali pa kakšen dan preprosto nimamo elana.
Živimo v svetu, ki se nenehno spreminja in kjer se moramo konstantno prilagajati. Potrebe in zahteve trga so vse večje, posledično pa se veča naš list nalog, ki jih moramo opraviti.
Nekateri med vami kakšno opravilo povezano s službo opravite tudi po zaključenem 8 urnem delovniku.
Zato smo za vas pripravili sedem koristnih nasvetov, kateri vam bodo pomagali pomembna opravila opraviti v krajšem času, vi pa boste posledično imeli več časa zase.
1. Uporabljajte seznam opravil (TO DO LIST)
Glavna prednost uporabe seznama opravil je ta, da ostanete organizirani in da ne pozabite na kakšno pomembno opravilo, ki ga morate opraviti.
Z uporabo seznama si lahko prav tako bolje zorganizirate dan. Na seznamu si lahko namreč označite opravila, ki so vam najbolj pomembna, katera morajo biti opravljena čimprej in tako dalje.
Predlagamo vam, da za svoj seznam opravil uporabljate kar aplikacijo, saj boste tako svoj seznam imeli vedno pri roki. Priporočamo vam uporabo aplikacije TODOIST, katera je brezplačna za uporabo, prav tako pa je na voljo tako za pametne telefone, kot tudi za računalnike.
S to aplikacijo si lahko uredite tudi razne opomnike oziroma Remindere, da tako ne pozabite na pomembne stvari skozi vaš dan.
2. Pomembne stvari opravite takoj
Zavedamo se, da nekateri izmed vas v službi nimate vpliva na vrstni red opravil, ki jih morate opraviti a vseeno je dobro da se zavedate, da je najbolj pomembna opravila in hkrati tudi tista najtežja najbolje narediti takoj na začetku dneva.
S tem ko boste zaključili najtežjo opravilo čisto na začetku, bodo vsa ostala opravila katera bodo sledila izgledala kot majhen zalogaj, saj boste dobili zalet in motivacijo ker ste opravili težko opravilo že čisto na začetku dneva.
Prav tako smo zgodaj zjutraj navadno bolj skoncentrirani, saj takrat še ne dobivamo goro e-mail sporočil in telefonskih klicev.
3. Kompleksne naloge razčlenite
Odlašate in se še vedno izogibate velikim in na videz težkim opravilom?
Zakaj si takšna opravila nebi razčlenili na več manjših delov in jih tako lažje opravili?
Za lažjo predstavo vzemimo naš primer, kjer smo morali spisati obsežen blog prispevek na temo spletne strani in kako le to narediti (ta prispevek najdete tukaj 😊).
Torej, kako smo si naše obsežno opravilo razdelili na več manjših delov?
Preprosto. Spisali smo si pomembne naloge ,katere moramo narediti, da bomo lahko spisali odličen blog prispevek, ki bo zanimiv našim bralcem.
Te naloge so izgledale nekako takole:
- iskanje ključnih besed povezanih s temo našega bloga
- branje najboljših člankov glede izdelave spletne strani
- »brainstorming« o čem bi morali pisati v samem blogu
- posvet s sodelavci
- iskanje primernega foto materiala
- iskanje statistik
Kot lahko vidite smo si naše veliko opravilo spremenili v 6 manjših opravil. Seveda je zato naš seznam opravil daljši, a vseh teh šest opravil bomo dokončali dosti hitreje, kot pa eno samo veliko opravilo.
Poizkusite takšno tehniko tudi sami in zagotovo boste presenečeni nad rezultati.
4. Fokusirajte se na eno nalogo
Ravno smo govorili o tem, kako si neko bolj kompleksno opravilo raje razčlenite na več manjših, pomembno pa je tudi, da imate fokus le na opravilu ki ga trenutno opravljate.
Znanstveno dokazano je, da če smo fokusirani le na eno opravilo v danem momentu, bomo to opravilo opravili hitreje in dosti bolj kvalitetno, kot pa če bi delali več stvari hkrati.
Zato vam priporočamo, da izklopite obvestila na vašem mobilnem telefonu in računalniku ter se fokusirajte le na opravilo, ki je v danem momentu pred vami.
5. Pomagajte si s tehnologijo
Kot smo že omenili v prvem nasvetu, kako povečati produktivnost si lahko pomagate tudi z uporabo tehnologije. Raznorazne aplikacije vam bodo pomagale ostati organizirani, obenem pa ne boste pozabili na nobeno pomembno opravilo, ki ga morate opraviti.
Omenili smo že aplikacijo za seznam opravil, morda pa vam prav pride tudi program za upravljanje projektov.
S takšnimi programi boste imeli odličen pregled nad projektom na katerem delate, prav tako pa ga lahko uporabljate skupaj s svojimi sodelavci.
Pri našem podjetju prisegamo na program CLICK UP, s katerim imamo odličen pregled nad vsemi našimi projekti, obenem pa nam prihrani ogromno časa.
Priporočamo vam tudi, da začnete uporabljati Cloud Service oziroma po domače “oblak”. Tako boste imeli do svojih datotek dostop praktično povsod na vsaki napravi.
Priporočamo vam Google Cloud ali pa OneDrive.
6. Omejite motilce pozornosti
Danes že vsi uporabljamo družbena omrežja, katera pa nam lahko zelo hitro ukradejo pozornost. Nič drugače ni z e-mail pošto ali pa telefonskimi klici.
Če je pred vami kompleksna naloga ali pa le majhno opravilo se morate zavedati, da vsaka distrakcija zmanjšuje vašo produktivnost. Zato je ključnega pomena, da če je le možno čim bolj zmanjšajte distrakcije okoli sebe.
To lahko storite s tem, da utišate svoj mobilni telefon, na računalniku zaprete program za e-pošto in tako dalje.
7. Vzemite si odmor
Nihče ne more biti skoncentriran in obenem produktiven 8 ur skupaj. To je preprosto nemogoče.
Prav zaradi tega je pomembno, da si med delom vzamete premor. Znanstveno dokazano je, da tisti ljudje kateri so si med delom vzeli več krajših premorov so bili na koncu dneva bolj produktivni kot pa tisti, kateri premorov niso naredili.
Da prav ste prebrali, s tem ko si vzamete premor boste povečali svoje možnosti, da boste na koncu dneva imeli večjo produktivnost.
Priporočljivi so krajši 5 minutni odmori na vsako uro dela.
Povzetek
V tem prispevku smo razložili kako povečati produktivnost v sedmih preprostih korakih. Napotkov za dvig produktivnosti je še veliko več, a menimo da smo našteli tiste najpomembnejše in tiste, ki pri večini ljudeh delujejo.
Verjamemo, da če boste upoštevali vsaj dva ali pa tri zgoraj omenjene nasvete se bo vaša produktivnost povečala, vam pa bo ostalo več prostega časa za dejavnosti v katerih uživate.
Želimo vam produktiven dan in se beremo naslednjič.
Ekipa Ugimedia
